Cứ mỗi vài năm, Microsoft lại cố gắng thuyết phục người dùng cá nhân và doanh nghiệp chuyển sang dùng phiên bản hệ điều hành Windows mới nhất. Không những vậy, hãng phần mềm khổng lồ này còn cung cấp cho người dùng tùy chọn nâng cấp bộ ứng dụng văn phòng Office phiên bản tiếp theo.

Dĩ nhiên, cả Windows lẫn Office lâu nay vẫn là những “con át chủ bài” của Microsoft. Nhưng việc chuyển sang bộ Office mới chưa có ý nghĩa đối với hầu hết mọi người. Ngay cả với phiên bản hiện tại, người dùng bình thường chỉ mới khai thác một phần tính năng có sẵn.

Office là một trong những sản phẩm hái ra tiền ổn định của Microsoft, chiếm gần 60% lợi nhuận kinh doanh theo báo cáo lợi nhuận mới nhất của hãng. Đối với nhiều khách hàng doanh nghiệp, các ứng dụng như Word, PowerPoint, Excel và Outlook được xem như là tuyệt đối cần thiết.

Có 3 phiên bản Office 2013: Office Home Premium 2013, Office Small Business Premium 2013, Office  ProPlus 2013

CEO Steve Ballmer của Microsoft mô tả Office 2013 là phiên bản Office chứa nhiều tham vọng nhất mà hãng từng phát hành.

Còn đối với nhiều người, các ứng dụng như Word và Excel của Microsoft là những phần mềm hàng đầu. Đó là những công cụ để làm việc nên không thể hấp dẫn theo kiểu máy tính bảng giải trí iPad hay máy chơi game Xbox.

Microsoft đã thiết kế lại hệ điều hành Windows để có thể chạy trên thiết bị màn hình cảm ứng. Phiên bản mới của hệ điều hành Windows 8 này dự kiến sẽ xuất xưởng vào mùa Thu năm nay. Bộ ứng dựng văn phòng Office 2013 cũng sẽ chạy được trên máy tính bảng và các loại máy tính truyền thống dùng Windows 8 hay phiên bản nền ARM mang tên Windows RT.

Hiện nay, Microsoft đang cố gắng làm mới bộ ứng dụng văn phòng Office cho một kỷ nguyên điện toán mới đang ngày càng rõ nét với những công nghệ hiện đại của các hãng phần cứng khác.

Bên cạnh đó, trong thời đại máy tính bảng (tablet) và điện thoại thông minh (smartphone) ngày càng phổ biến, làm ảnh hưởng đến máy tính phổ thông, thì công nghệ điện toán cảm ứng cũng đang nhanh chóng chiếm phần quan trọng của các thiết bị ngoại vi như chuột và bàn phím trước đây. 

Tuy nhiên, dù được sử dụng trên bất kỳ thiết bị và nền tảng nào, thì Office vẫn là Office. 

Sơ lược về Office 2013

Phiên bản dùng thử “Customer Preview” của Office 2013 mà CEO Microsoft, ông Steve Ballmer cho trình làng tại sự kiện hôm 16/7/2012 đã cho thấy những thay đổi để thích ứng với thời đại công nghệ màn hình cảm ứng. Phiên bản Office mới này dùng cho thiết bị màn hình cảm ứng và được thiết kế để chạy tốt trên Windows Phone, máy tính bảng, máy tính PC truyền thống và cả máy Mac. Tuy nhiên, phiên bản mới sẽ không hoạt động trên Windows XP và các bản Windows cũ hơn.

Lưu ý là phiên bản Customer Preview này sẽ hết hạn trong vòng 60 ngày khi Office 2013 chính thức được phát hành rộng rãi. Nếu không chuyển sang dùng bản hoàn chỉnh, bạn sẽ chỉ có thể xem được tài liệu mà không thể biên tập hay soạn tài liệu mới.

Do vẫn chỉ là một bản beta chứ chưa phải là sản phẩm hoàn thiện, Office 2013 hiện nay vẫn còn bị lỗi trên máy tính bảng Windows 8 được dùng để thử nghiệm. Độ nhạy cảm ứng của phần cứng không chính xác, đôi khi làm trải nghiệm của người dùng không được như ý.

Cho đến nay, bộ Office mới được nhận dạng bằng tên mã Office 15. Nhưng từng phần mềm riêng trong bộ phần mềm có tên là Word 2013, Excel 2013...

Các điểm nhấn của Office 2013

Word: Màn hình khởi động mới cung cấp tập tin mẫu (template) cho các loại tài liệu (sách quảng cáo, báo cáo của sinh viên…) mà bạn muốn soạn. Microsoft có thể cung cấp tập tin mẫu theo từng mùa như lễ hội Halloween hay các dịp lễ khác.

Tính năng trình bày trực tiếp trong Word cho phép bạn kéo một hình ảnh xung quanh một trang, xem văn bản di chuyển và bố trí lại xung quanh hình như thế nào, giúp bạn biết rõ trang văn bản sẽ được trình bày như thế nào.

Bạn có thể chèn hình ảnh từ Facebook và Flickr hay thậm chí video vào trong Word. Với Office mới, bạn cũng có thể mở và biên tập tập tin PDF trong Word.

Dĩ nhiên, đối với tất cả những công việc truyền thống như soạn nhanh một bài viết, bạn vẫn phải dùng đến chuột và bàn phím truyền thống như mọi khi, dù đã có bàn phím cảm ứng trên máy tính bảng.

Excel: Bảng tính của Microsoft gồm có tính năng “flash fill” giúp tự động điền nhanh vào các dữ liệu khi bạn gõ phím. Với nút Quick Analysis, bạn có thể dễ dàng chọn biểu mẫu, bảng và các công cụ khác thích hợp tùy theo dữ liệu trên bảng tính.

Từng phần mềm riêng trong bộ phần mềm Office 15 có tên là Word 2013, Excel 2013...

PowerPoint: Tính năng “eyedropper” mượn từ phần mềm biên tập hình ảnh hứa hẹn sẽ giúp bạn chọn khớp màu từ hình ảnh. Tuy nhiên, trong quá trình thử nghiệm vẫn có một số trục trặc khi hiển thị tính năng này.

Khi kết nối với máy chiếu hay màn hình phụ, tính năng Presenter View mới sẽ cung cấp công cụ để giúp bạn trình bày bài thuyết trình.

Outlook: Microsoft đang nghiên cứu để dọn dẹp danh sách liên hệ và tránh trùng lắp. Bạn có thể thấy thông tin cập nhật từ danh sách liên hệ được đăng từ Facebook và LinkedIn. Tính năng “peeks” giúp bạn lướt nhanh qua lịch làm việc mà không phải rời trang bạn đang xem.

Microsoft cho biết, phiên bản Office mới này sẽ tự động tải tập tin Office lên dịch vụ lưu trữ trực tuyến của Microsoft là SkyDrive. Điều này có nghĩa là người dùng có thể làm việc với tập tin Office của họ từ các thiết bị khác nhau.

Hãng cũng đã tích hợp dịch vụ mạng xã hội cho doanh nghiệp Yammer vào phiên bản Office mới này. Hồi tháng 6/2012, Microsoft đã hợp đồng mua lại Yammer với giá 1,2 tỷ USD để cạnh tranh tốt hơn với Salesforce.com và các công ty khác có cung cấp dịch vụ kết nối mạng xã hội cho doanh nghiệp.

Microsoft không cho biết khi nào bộ Office mới sẽ được phát hành và có giá bao nhiêu. Có thể Office 2013 sẽ xuất xưởng vào mùa Thu năm nay, cũng có thể ngay sau khi Windows 8 được phát hành. Dù bộ Office mới nhất được thiết kế để khai thác Windows 8, nhưng nó cũng hoạt động được với máy tính chạy Windows 7.

Office 2013 và iPad

Dù Microsoft đã thay đổi toàn bộ Office để người dùng có thể dễ dàng sử dụng trên thiết bị màn hình cảm ứng, hãng vẫn không cho biết liệu họ có ý định thay đổi các ứng dụng này để chạy trên máy tính bảng phổ biến nhất trên thị trường hiện nay là iPad của đối thủ Apple hay không.

Chính xu hướng chuyển sang dùng các thiết bị di động mới như máy tính bảng của đa số người dùng hiện nay đã là mối đe dọa tiềm tàng cho Office. iPad đã trở thành một thiết bị được ưa chuộng bất ngờ trong thế giới kinh doanh, và nhiều người đã bắt đầu dùng các thiết bị này đề làm việc, dù không phải để thay thế hoàn toàn cho chiếc máy tính truyền thống. Apple cho đến nay là hãng lớn nhất tham gia thị trường máy tính bảng với thị phần khoảng 60-70%.

Microsoft thiết kế lại để Windows 8 và Office 2013 có thể chạy trên thiết bị màn hình cảm ứng. Ngoài ra, có thể sẽ có phiên bản Office dành cho iPad.

Thực ra, Microsoft vẫn đang bí mật cố gắng phát triển một phiên bản Office cho iPad, dù chưa rõ là khi nào hãng sẽ phát hành phần mềm này - một người am hiểu về dự án này cho biết. Microsoft cũng không xác nhận việc này.

Có thể Microsoft sẽ không tung ra phiên bản Office cho iPad cho đến khi họ phát hành Windows 8, vì phần mềm này có khả năng tạo lợi thế cho Apple đối với người dùng doanh nghiệp nào muốn có phiên bản màn hình cảm ứng của Word, Excel và các ứng dụng khác. Microsoft đã phát hành các phiên bản cho iPad của vài ứng dụng Office, gồm OneNote, một chương trình dùng để ghi chú.

Office 2013 và những đối thủ “đám mây”

Trong khi Microsoft đang chuẩn bị tung ra Windows 8 đồng thời thuyết phục người dùng chuyển sang phiên bản mới của bộ ứng dụng văn phòng Office, thì thị trường mà hãng này phải cạnh tranh đang thay đổi rất nhanh.

Office đang bị cạnh tranh nhất là từ phía Google. Hãng này đang làm mọi thứ để thu hết lợi nhuận từ các ngành hái ra tiền của Microsoft. Google cung cấp một bộ ứng dụng chạy trong các trình duyệt web, và một số người dùng đã ưa chuộng những ứng dụng này vì chúng đơn giản và có thể dùng được trên hầu hết bất kỳ thiết bị nào, chứ không phải chỉ trên máy tính.

Dù Google đã gặt hái vài thành công trong việc thuyết phục các khách hàng dùng phiên bản dịch vụ email trên web dành cho doanh nghiệp, thì có vẻ đa số khách hàng doanh nghiệp vẫn chưa chịu từ bỏ các ứng dụng Office khác vì e ngại về tính bảo mật và độ tin cậy. Doanh số của Office vẫn tiếp tục tăng trong những năm gần đây. Nhiều khách hàng doanh nghiệp vẫn còn bị ràng buộc với những hợp đồng nhiều năm để mua các phiên bản nâng cấp cho phần mềm của Microsoft.

Các đối thủ khác cũng đang khuyến khích sử dụng các công cụ điện toán đám mây thay vì Office. Trong thời đại điện toán đám mây, người dùng được khuyến khích sử dụng Office trực tuyến nhiều hơn so với trước đây.

Bên cạnh phần mềm Office cho máy tính để bàn như trước đây, Microsoft đang khuyến khích người dùng doanh nghiệp đăng ký kết nối với dịch vụ đám mây Office 365 của hãng. Bản dùng thử Office 365 Home Premium cho phép bạn cài đặt Office lên đến 5 máy tính và được cấp thêm 20GB dung lượng lưu trữ trực tuyến qua dịch vụ SkyDrive của Microsoft. Ngoài Word, PowerPoint, Excel và Outlook, bộ ứng dụng này còn có OneNote (công cụ ghi chú), Access (cơ sở dữ liệu) và Publisher (công cụ phát hành). Các phiên bản Office 365 khác, được nhắm vào doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn hơn, có thêm tài khoản người dùng và trong vài trường hợp còn có tính năng hội nghị video độ nét cao qua máy chủ Microsoft. Cũng nên lưu ý là phiên bản Office 365 hoàn chỉnh cũng sẽ cho phép khách hàng dùng Office trên máy Mac.

Khi Microsoft phát hành phiên bản Office 2010 lần trước, hãng đã cùng lúc tung ra các ứng dụng Office Web như Word, Excel, PowerPoint và OneNote miễn phí. Với phiên bản mới này, Microsoft khuyến khích người dùng cá nhân lưu trữ trực tuyến các tài liệu Office trên dịch vụ SkyDrive của họ và trên dịch vụ SharePoint đối với người dùng doanh nghiệp. Ý tưởng là khi đăng nhập, Office sẽ giúp người dùng quay về nơi đã thoát ra. Các thiết lập và giao diện kiểu ribbon sẽ theo họ từ máy này sang máy khác (dù ribbon trong vài trường hợp nằm ẩn phía sau). Bạn có thể chèn hình ảnh trực tuyến và chia sẻ hay cộng tác với người thân trong gia đình và đồng nghiệp. Microsoft cũng cập nhật Office thường xuyên. Bộ Office mới cũng gồm có các “trình kết nối” với LinkedIn và Facebook (nhưng không kết nối với Twitter). Nếu có đăng ký sử dụng Office 365, bạn có thể mời thành viên gia đình hay bạn bè biên tập tài liệu bạn đã đưa lên SkyDrive.

Theo chiều hướng làm cho bộ phần mềm Office được ưa chuộng này thân thiện hơn với thiết bị cảm ứng và công nghệ lưu trữ đám mây, nói một cách khách quan thì Microsoft có vẻ đang đưa Office theo đúng hướng.